職員と引き継ぎ

どんなとき

顧問先の担当者が替わるとき

一般的なやり方

前任者から後任者へ、直近1年のやりとりと顧問先固有の対応を書面で引き継ぐ

このルールブック自体が引き継ぎ資料になります。 引き継ぎ書を別に作っているなら、その項目を残してください。

「担当者が替わるときの引き継ぎ」を単体で見る

どんなとき

担当者が替わることを顧問先に伝えるとき

一般的なやり方

前任者と後任者が一緒に訪問して挨拶する

メールのみ、所長が伝える、など事務所で違います。印象が大きく変わる場面です。

「担当交代を顧問先に伝える方法」を単体で見る

どんなとき

担当者が休暇に入るとき

一般的なやり方

不在期間と代わりの連絡先を、事前に顧問先へ伝える

伝えずに休んで顧問先が困る、が典型的な事故です。

「休暇に入る前にやること」を単体で見る

どんなとき

担当者が急病などで出られなくなったとき

一般的なやり方

所長が代わりの担当を決め、その日のうちに顧問先へ連絡する

この製品が最も効く場面です。 実際にどうしているかを残してください。

「急に休んだときの対応」を単体で見る

どんなとき

新しい職員が入ったとき

一般的なやり方

事務所の手順を一通り説明してから、顧問先を担当してもらう

「見て覚えて」になっている場合、その事実こそ残す価値があります。

「新しい職員に最初に教えること」を単体で見る

どんなとき

担当者が顧問先に回答するとき

一般的なやり方

事実の確認と手続きの案内までは担当者が答え、それ以外は所長に確認する

線引きが曖昧だと、若手が判断を抱え込むか、逆に踏み込みすぎます。

「職員が自分で決めてよい範囲」を単体で見る