資料とデータの管理

どんなとき

顧問先から原本を預かったとき

一般的なやり方

顧問先ごとのファイルに保管し、預かった日と返却予定を記録する

保管場所・記録の付け方は事務所ごとに違います。

「預かった資料の保管場所」を単体で見る

どんなとき

電子ファイルを保存するとき

一般的なやり方

「顧問先名_年月_書類名」の形式で統一する

バラバラだと、担当以外は目的のファイルを探せません。 実際の形式を残してください。

「ファイル名の付け方」を単体で見る

どんなとき

顧問先のデータを保存するとき

一般的なやり方

事務所の共有フォルダに、顧問先ごとのフォルダを作って保存する

個人のPC内に置いている場合、それ自体が属人化の温床です。実態を残してください。

「データの置き場所」を単体で見る

どんなとき

顧問先の資料やデータを保管するとき

一般的なやり方

事務所で定めた年数を保管し、期間を過ぎたものは処分する

年数は事務所の方針で決めてください。処分の方法（溶解・シュレッダー）も残せます。

「いつまで保管するか」を単体で見る

どんなとき

事務所のデータを守るとき

一般的なやり方

定期的にバックアップを取り、取れていることを確認する

頻度と、誰が確認しているかを残してください。取っているつもりが多い部分です。

「バックアップ」を単体で見る

どんなとき

顧問先の資料を保管するとき

一般的なやり方

電子で保管し、原本は顧問先に返却する

紙で保管し続けている事務所も多く、移行の途中なら「今どちらか」を残してください。

「紙と電子のどちらで持つか」を単体で見る