事務所内の運営

どんなとき

作成した資料を顧問先に出す前

一般的なやり方

作成者以外の職員が内容を確認する

所長が全件見る、担当者だけで完結する、など事務所の体制で変わります。

「顧問先に出す前の確認」を単体で見る

どんなとき

担当者が判断に迷ったとき

一般的なやり方

所長に相談し、判断の内容と理由を記録に残す

「誰に聞けばよいか」が分からないことが、属人化の実害として最初に出ます。

「判断に迷ったときの相談先」を単体で見る

どんなとき

所長が個別の判断を下したとき

一般的なやり方

判断の内容と理由を記録に残し、次に同じ場面が来たときに参照する

残していないと、毎回同じことを所長に聞く構造から抜けられません。

「所長の判断を残すか」を単体で見る

どんなとき

新しい顧問先の担当者を決めるとき

一般的なやり方

所長が業務量を見て割り当てる

地域や業種で決めている事務所もあります。決め方を残すと引き継ぎが楽になります。

「担当の決め方」を単体で見る

どんなとき

顧問先の状況を事務所内で共有するとき

一般的なやり方

週1回の打ち合わせで、担当者から状況を共有する

朝礼、チャットのみ、共有の場が無い、など実態は分かれます。

「事務所内で情報を共有する場」を単体で見る

どんなとき

顧問先ごとの作業の進み具合を管理するとき

一般的なやり方

事務所共通の一覧で、誰の何が残っているかを見えるようにする

担当者の頭の中だけで管理していると、休んだ瞬間に止まります。

「やることの管理方法」を単体で見る

どんなとき

ミスが起きると影響が大きい作業をするとき

一般的なやり方

必ず2人で確認する

どの作業を「影響が大きい」とみなすかは事務所で違います。具体名を残してください。

「特に慎重に見るもの」を単体で見る