連絡の仕方

どんなとき

顧問先へ普段の連絡をするとき

一般的なやり方

担当者から、先方の担当者へメールで連絡する

電話が基本、チャットを使う、社長へ直接、など顧問先ごとに違います。

「普段の連絡手段」を単体で見る

どんなとき

顧問先に問い合わせるとき

一般的なやり方

経理担当者を窓口とし、経理担当者がいない場合は代表者に連絡する

「社長以外に話してはいけない」「経理に直接でよい」など、指定がある顧問先は必ず残してください。

「先方の窓口」を単体で見る

どんなとき

顧問先に連絡するとき

一般的なやり方

先方から指定がなければ、手段を限定しない

「メールは見ないので電話して」「電話は出られないのでメールで」は非常に多い指定です。 該当があれば必ず残してください。

「使ってはいけない連絡手段」を単体で見る

どんなとき

顧問先から問い合わせを受けたとき

一般的なやり方

当日中に一次返答し、調べが必要な場合はその旨を先に伝える

即日、翌営業日、など事務所の方針を残してください。

「問い合わせへの返答期限」を単体で見る

どんなとき

担当者が不在のときに顧問先から連絡があったとき

一般的なやり方

用件を聞いて記録し、担当者から折り返す

その場で他の職員が答えてよいか、折り返しの期限があるかは事務所ごとに違います。

「担当者が不在のときの対応」を単体で見る

どんなとき

営業時間外や休日に顧問先から連絡があったとき

一般的なやり方

翌営業日に対応し、緊急時の連絡先は事前に決めておく

携帯番号を伝えている、繁忙期だけ対応する、など事務所の方針が分かれます。

「営業時間外の連絡」を単体で見る

どんなとき

顧問先にメールを送るとき

一般的なやり方

先方の窓口を宛先にし、事務所側は担当者と所長を含める

「社長をCCに入れないでほしい」といった指定は事故になりやすい部分です。

「メールで誰を宛先に入れるか」を単体で見る

どんなとき

顧問先と電話や口頭でやりとりしたとき

一般的なやり方

要点を記録に残し、他の職員が見られるようにする

残していないと引き継ぎで最初に困る情報です。 どこに残すかを決めてください。

「やりとりの記録の残し方」を単体で見る